Przedstawiamy przebieg takiego procesu na przykładzie repartycji z tytułu nadań telewizyjnych. Prawidłowe przeprowadzenie repartycji i wypłat zainkasowanych na rzecz uprawnionych kwot, odbywa się w 5 etapach:

Inkasowanie należności od użytkowników, czyli podmiotów wykorzystujących filmy (tu: nadawców),  niestety nie zawsze przebiega bezproblemowo. Nie zmienia tego fakt zawartych umów zasadniczo z wszystkimi nadawcami emitującymi filmy na terenie Polski. SFP-ZAPA aktywnie monitoruje ich działalność i w przypadkach niewywiązywania się przez nich z obowiązków, reaguje natychmiast i stanowczo. Większość podmiotów terminowo płaci i przesyła raporty emisji filmów. Niestety, podobnie jak na innych polach eksploatacji, istnieje grupa użytkowników, której zdarza się regulować należności z opóźnieniem, bądź w ślad za płatnością nie przesyłać wykazu nadanych utworów – uniemożliwiając tym samym sprawną repartycję tantiem. W większości przypadków zaległe wpłaty bądź raporty emisyjne są skutecznie egzekwowane przez pracowników SFP-ZAPA. Czasami jednak pojawia się konieczność dochodzenia praw autorów na drodze sądowej.

Nadawcy przekazują SFP-ZAPA raporty miesięcznie lub kwartalnie ok. 2-3 miesiące od zakończenia okresu, którego raport dotyczy. Przykładowo raporty dotyczące grudniowych emisji spływają do połowy marca. Tylko w przypadku 3 największych nadawców (TVP, Polsat, TVN) liczba kanałów objętych repartycją przekracza 50. Po otrzymaniu wspomnianych raportów o wykorzystaniu utworów, należy nie tylko wprowadzić je do systemu informatycznego SFP-ZAPA, ale również dokonać odpowiedniej klasyfikacji poszczególnych produkcji i odseparowania tych pozycji, które nie spełniają kryteriów utworów audiowizualnych. Proces ten wymaga ogromnego skupienia. Od prawidłowej klasyfikacji produkcji zależy wysokość naliczeń dla wszystkich twórców. To zdecydowanie najbardziej żmudny i czasochłonny etap repartycji.

3.    Zgłoszenia uprawnionych oraz metryki producenckie.
Na bieżąco do systemu wprowadzane są informacje o współtwórcach wykorzystywanych utworów. Każdy wprowadzony udział skutkuje późniejszym naliczeniem tantiem i wypłatą środków. Jest to zatem bardzo ważny i czasochłonny proces, szczególnie w przypadku produkcji seryjnych, gdzie w jednym odcinku uprawnionych współtwórców może być nawet kilkunastu.

SFP-ZAPA, jako jedna z niewielu OZZ na świecie, reprezentuje bardzo szeroki katalog współtwórców filmowych (w większości krajów europejskich tantiemy przysługują jedynie reżyserom i scenarzystom). Informacje o udziałach mogą zgłosić zarówno sami uprawnieni, jak i producent utworu w tzw. metryce. Niestety pojawiają się czasem przypadki, kiedy suma zgłoszonych udziałów, np. w ramach scenariusza, przekracza 100%. Każdy taki konflikt musi zostać rozwiązany, aby twórca utworu mógł otrzymać należne tantiemy. Mimo iż bardzo duża część udziałów wprowadzana jest bezpośrednio z metryk producenckich, SFP-ZAPA zachęca uprawnionych, aby za pomocą platformy ZAPA Online kontrolowali zgłoszone udziały. Pozwala to uniknąć sytuacji w której tantiemy nie zostały wypłacone, ponieważ zabrakło informacji od producenta lub uprawnionego. Na szczęście nie dzieje się to często, a organizacja stara się informować uprawnionych o każdej takiej sytuacji.

Regulamin podziału tantiem dla uprawnionych to dokument zatwierdzany dotychczas przez Radę Administracyjną SFP-ZAPA, na podstawie którego tworzony jest algorytm obliczający repartycję. Algorytm musi rozdzielić zainkasowane środki na dziesiątki tysięcy użyć, uwzględniając takie zmienne jak: czas trwania emisji, typ utworu (np. film fabularny kinowy ma inną stawkę niż telenowela czy sitcom), typ udziału (stawki poszczególnych współtwórców w utworze są różne) czy dzień i porę nadania. Te czynniki są niezwykle istotne ponieważ pozwalają przełożyć poziom zaangażowania twórczego w powstanie produkcji na późniejsze tantiemy otrzymywane przez uprawnionych.

5.    Wypłata kwot uprawnionym wraz z raportami o emisjach poszczególnych utworów.
W wyniku podziału otrzymywane są kwoty należne poszczególnym autorom, które są sumowane z pozostałymi repartycjami i wypłacane w jednym przelewie wraz ze szczegółowymi raportami dotyczącymi każdej emisji utworu danego twórcy. Raporty wypłat są wysyłane do uprawnionych na wskazany adres email, ale również dostępne do wglądu za pośrednictwem portalu ZAPA Online.

Wymiernym efektem powyższych działań są tantiemy na kontach uprawnionych. Sprawna i szybka wypłata twórcom należnych im wynagrodzeń jest jednym z najważniejszych aspektów działalności SFP-ZAPA. W tym roku podjęliśmy dodatkowe działania by zrobić to jeszcze wcześniej. W połowie kwietnia wypłacono planowane pierwotnie na czerwiec dodatkowe kwoty otrzymane od TVP. W przypadku emisji w drugiej połowie ubiegłego roku, należności za ten okres zostaną wypłacone najpóźniej w połowie czerwca. Natomiast te wyemitowane w pierwszej połowie bieżącego roku – już w listopadzie.

Zaktualizowany terminarz wypłat tantiem znaleźć można TUTAJ.